Automação · Distribuição de leads

Distribuição de leads: lead novo não pode ficar esperando dono

Distribuir bem é metade do tempo de resposta. A outra metade é cobrar o prazo, e isso também se automatiza.

Efeito Digital · BrasíliaAtualizado em 22 de outubro de 20264 min de leitura

Em resumo

Distribuição automática de leads é a regra que entrega cada lead novo ao vendedor certo no momento em que ele chega, por rodízio, perfil ou carga de trabalho, e redistribui quando ninguém responde no prazo. A Efeito Digital, parceira oficial Kommo em Brasília, configura essa regra no Kommo com Salesbot e n8n, como fez na unificação de quatro CRMs da Imobiliária Emanuella.

O problema: lead disputado ou lead esquecido

Em muita equipe comercial o lead chega num grupo de WhatsApp e quem responder primeiro leva. Resultado: os mais rápidos pegam tudo, os outros desanimam, e os leads de horário ruim ficam sem ninguém. No outro extremo, o gestor distribui na mão, quando consegue, e o lead espera horas.

Tempo de primeiro contato pesa muito na conversão. Quem pediu informação está quente agora. Daqui a três horas, já falou com dois concorrentes. Distribuição automática resolve o quem, e o SLA resolve o quando.

Lead sem dono é lead de ninguém.

O gatilho e as regras de distribuição

O gatilho é a entrada do lead no funil: mensagem nova no WhatsApp, formulário do site, Lead Ads, Instagram Direct. A regra decide para quem vai:

Rodízio simplesUm para cada, em ordem. Bom para times homogêneos e produto único.
Por perfil do leadRegião, produto de interesse, faixa de valor ou idioma definem o vendedor. Exige que o lead traga essa informação.
Por cargaQuem tem menos leads em aberto recebe o próximo. Evita sobrecarregar quem está fechando muito.
Por escalaSó recebe quem está de plantão no horário. Fora do expediente, o lead vai para o agente de IA ou para a fila da manhã.

III

Mensagens-modelo

A distribuição tem duas conversas: com o lead, que precisa saber que foi recebido, e com o vendedor, que precisa saber que tem um lead esperando.

Para o lead, na entradaOi, [nome]. Recebemos seu contato sobre [interesse]. Quem vai te atender é [vendedor], que já está vendo sua mensagem.
Para o vendedor, na atribuiçãoLead novo: [nome], interesse em [produto], origem [canal]. Prazo de primeiro contato: [minutos].
Para o vendedor, perto do prazo[vendedor], o lead [nome] está há [tempo] sem resposta. Em [minutos] ele vai para o próximo da fila.
Para o gestor, na redistribuiçãoLead [nome] redistribuído de [vendedor A] para [vendedor B] por falta de contato no prazo.

Ferramentas

O Salesbot do Kommo tem uma etapa de rodízio (round robin) que distribui leads entre usuários e pode ser acionada pelo funil digital. O mesmo Salesbot cuida das mensagens de boas-vindas e dos avisos. Quando a regra depende de dado de fora, como escala de plantão numa planilha ou carteira de clientes no ERP, o n8n consulta a fonte e define o responsável pela API do Kommo. A WhatsApp API oficial permite que vários vendedores atendam no mesmo número, cada um com seus leads, sem que o cliente precise salvar outro contato.

Cuidados

Cliente antigo volta para quem já atendeuAntes de distribuir, verifique se o contato já existe e tem dono. Ninguém gosta de recomeçar a história com outro vendedor.
SLA realistaPrazo de primeiro contato que o time consegue cumprir. Prazo impossível gera redistribuição em cadeia e ninguém atende.
Regra visível para o timeTodo mundo precisa saber como a distribuição funciona. Regra escondida vira desconfiança.
Fora do horárioDefina o que acontece de madrugada e no fim de semana: agente de IA, mensagem de recebimento ou fila da manhã.

Indicador e exemplos por segmento

O indicador principal é o tempo até o primeiro contato humano, medido no Kommo, por vendedor e por faixa de horário. Junto com ele: percentual de leads redistribuídos e conversão por vendedor com volumes equivalentes. Se um vendedor converte bem e responde devagar, o problema é agenda, não talento. Se responde rápido e converte pouco, é abordagem.

Segmento	Regra mais usada	Detalhe
Imobiliária	Por perfil (região e faixa de valor)	Corretor de lançamento separado de corretor de usados
Escola	Por unidade	Lead da unidade errada é transferido sem perder o histórico
Concessionária	Por carga e escala	Plantão de sábado com rodízio próprio
Serviço B2B	Por porte da empresa	Contas grandes direto para o vendedor sênior

Passo a passo

Como a gente faz, na ordem

01Definir a regraRodízio, perfil, carga ou escala, de acordo com o time e o produto.
02Assegurar o dado de entradaFormulários e bots perguntam o que a regra precisa saber.
03Configurar no KommoDistribuição no funil digital e verificação de contato existente.
04Ligar o SLAAviso ao vendedor perto do prazo e redistribuição automática depois dele.
05Tratar o fora do horárioMensagem de recebimento ou agente de IA até o primeiro humano.
06Revisar por semanaTempo de resposta e redistribuições por vendedor na reunião do time.

Na prática

Fire Consultoria Imobiliária / Imobiliária Emanuella

A mesma pessoa aparecia quatro vezes

Uma imobiliária achava que tinha uma base enorme de clientes. Parte dela era a mesma pessoa, repetida.

5.610pessoas únicas depois de unificar 4 CRMs

Ler o case completo

Perguntas frequentes

O que costumam perguntar

Como distribuir leads automaticamente entre vendedores?

No Kommo, use o rodízio do Salesbot acionado pelo funil digital, ou condições por perfil do lead. Para regras com dados externos, como escala de plantão, o n8n define o responsável pela API.

O que é SLA de atendimento?

É o prazo combinado para o primeiro contato com o lead. Com automação, o vendedor é avisado perto do prazo e o lead é redistribuído se o prazo passar.

Rodízio de leads é justo com o time?

É justo quando o volume é parecido e os leads têm qualidade semelhante. Quando não têm, distribuição por carga ou por perfil costuma funcionar melhor.

Vários vendedores podem usar o mesmo número de WhatsApp?

Sim, com a WhatsApp API oficial integrada ao Kommo. Cada vendedor vê os próprios leads, e o cliente fala sempre com o mesmo número.

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